Assinatura eletrônica: os 3 tipos, quando vale em contrato e como não perder a prova

Contrato com cliente, aditivo com fornecedor, proposta comercial, contrato de trabalho, procuração. Hoje, quase tudo isso é assinado pelo celular, em poucos segundos, sem papel e sem cartório.

A pergunta que chega ao escritório raramente é se a assinatura eletrônica vale. Ela vale. A pergunta certa é outra: aquela assinatura, naquele documento, aguenta uma discussão na Justiça? Neste guia, você vai ver os tipos previstos em lei, quando cada um faz sentido, como o contrato assinado assim pode ser cobrado direto em execução e os erros que mais enfraquecem a prova.

O que é assinatura eletrônica (e o que ela não é)

Assinatura eletrônica é qualquer forma de assinar um documento em meio eletrônico que permita identificar quem assinou. A Lei nº 14.063/2020 (art. 3º) a define como os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados e que o signatário usa para assinar.

Na prática, ela aparece de várias formas: um clique de aceite com código enviado por e-mail ou SMS, uma assinatura feita em plataforma com registro de IP e horário, uma assinatura com selfie e documento, ou o certificado digital em token ou na nuvem.

Duas confusões são comuns:

• Assinatura digital é como o mercado chama, em geral, a assinatura com certificado digital da ICP-Brasil. É uma espécie de assinatura eletrônica, a de nível mais alto.
• Assinatura digitalizada é a imagem da assinatura feita à mão, escaneada e colada num PDF. Ela não registra quem a colocou, nem quando, nem se o arquivo mudou depois. Não é o que a lei chama de assinatura eletrônica com segurança de autoria.

Os 3 tipos de assinatura eletrônica na Lei 14.063/2020

A Lei 14.063/2020 (art. 4º) classifica a assinatura eletrônica em três níveis. A lei foi feita para as interações com o poder público, mas a classificação virou a linguagem comum também nos contratos privados, e o próprio Código de Processo Civil passou a se referir às modalidades previstas em lei.

Nas interações com o poder público, a mesma lei (art. 5º, § 2º) torna obrigatória a assinatura qualificada em alguns casos, como a emissão de notas fiscais eletrônicas (com exceções para pessoa física e MEI) e, em regra, os atos de transferência e registro de imóveis. Para o registro de atos nas juntas comerciais, ela admite a avançada.

A assinatura eletrônica vale em contrato entre empresas?

Vale. O ponto de partida está no Código Civil (art. 107): a declaração de vontade não depende de forma especial, salvo quando a lei exige. A maior parte dos contratos empresariais não tem forma obrigatória, então pode ser assinada por meio eletrônico.

A Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil, completa a regra em duas partes do art. 10:

• § 1º: documentos assinados com certificado ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários. Quem nega a assinatura é que precisa provar.
• § 2º: outros meios de comprovar autoria e integridade, inclusive certificados fora da ICP-Brasil, também valem, desde que admitidos pelas partes como válidos ou aceitos pela pessoa contra quem o documento é apresentado.

Esse segundo ponto explica por que a cláusula de assinatura importa tanto. Quando o contrato diz expressamente que as partes aceitam aquela plataforma e aquela forma de assinar, a discussão sobre validade fica muito menor. Na Império Lex, a mesma advogada que redige o contrato define essa cláusula e confere se a ferramenta escolhida entrega as provas que ela promete.

Quando a assinatura eletrônica não basta sozinha

Alguns negócios têm forma exigida por lei. O exemplo clássico é a escritura pública para negócios sobre imóveis acima de trinta salários mínimos (Código Civil, art. 108). Nesses casos, a assinatura eletrônica entra no procedimento do cartório, que tem regras próprias, e não substitui a escritura.

Contrato com assinatura eletrônica pode ser cobrado direto em execução?

Pode, e essa foi uma das mudanças mais úteis para quem vende a prazo. Tradicionalmente, o contrato particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas é título executivo extrajudicial, o que permite cobrar sem passar antes por um processo para reconhecer a dívida.

A Lei nº 14.620/2023 incluiu o § 4º no art. 784 do Código de Processo Civil. Ele diz que, nos títulos executivos constituídos ou atestados por meio eletrônico, é admitida qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, dispensadas as testemunhas quando a integridade for conferida por provedor de assinatura.

Traduzindo: o contrato de prestação de serviços, a confissão de dívida ou o termo de acordo assinado por plataforma podem servir de base para uma execução, sem testemunhas, desde que a plataforma registre e ateste a integridade do documento. Se um dia o cliente ficar inadimplente, esse detalhe encurta bastante o caminho da cobrança.

7 erros com assinatura eletrônica que enfraquecem a prova

A maioria dos problemas não está na lei, mas na rotina. Estes são os mais comuns nas empresas:

1. Tratar o "de acordo" no WhatsApp como contrato assinado.

   A mensagem pode provar que houve negócio, mas raramente prova o conteúdo exato que foi aceito, e não serve como título executivo.

2. Colar a imagem da assinatura no PDF.

   Sem registro de quem colocou e quando, a outra parte pode simplesmente dizer que não foi ela.

3. Usar e-mail ou celular compartilhado.

   Se o código de confirmação vai para um endereço genérico da empresa, fica difícil provar quem, de fato, assinou.

4. Não conferir quem pode assinar pela outra empresa.

   Quem assina precisa ter poderes no contrato social ou em procuração. Assinatura válida de quem não representa a empresa é um problema diferente, e igualmente sério.

5. Não guardar o arquivo final e o relatório da plataforma.

   O documento assinado, o manifesto ou trilha de auditoria e o código de verificação são a prova. Baixe e arquive, sem depender só da conta na plataforma.

6. Assinar uma versão diferente da negociada.

   Quando a minuta circula por e-mail, vale conferir se o arquivo enviado para assinatura é mesmo a última versão aprovada.

7. Esquecer a cláusula de aceite da forma de assinatura.

   Sem ela, a validade de uma assinatura fora da ICP-Brasil depende de a outra parte aceitar depois, justamente quando a relação já azedou.

Como escolher a assinatura eletrônica para cada documento

Não existe uma resposta única. A escolha depende do risco do documento e de quem está do outro lado.

Se o contrato pode virar cobrança, se envolve muito dinheiro ou se a outra parte é desconhecida, vale subir o nível. Se o documento é interno e de baixo impacto, a simples pode bastar. O cuidado com a assinatura também é parte do contrato de prestação de serviços bem feito.

E se alguém disser que não assinou?

É aí que a escolha feita lá atrás aparece. Com certificado ICP-Brasil, a lei presume que a declaração é do signatário, e cabe a ele provar o contrário. Com outras formas de assinatura eletrônica, a empresa precisa mostrar as evidências: relatório da plataforma, endereço de IP, data e hora, e-mail e telefone usados, código de verificação e, quando houver, a selfie e o documento de identidade.

Quanto mais completo esse conjunto, menor a margem para a negativa. Em casos mais disputados, pode haver perícia técnica sobre o arquivo e os registros. Por isso, a prova se monta no dia da assinatura, e não no dia do processo.

Como a Império Lex conduz os contratos com assinatura eletrônica

A Império Lex Advocacia Empresarial, com sede em Brasília, atende empresas no Brasil e no exterior, de forma presencial e a distância, e boa parte desse trabalho já é assinada eletronicamente. A Dra. Elizabeth Leite conduz cada caso do diagnóstico à solução, sem repasse para outros advogados.

1. Diagnóstico da rotina

   Quais documentos a empresa assina, por qual ferramenta, quem assina e o que fica guardado.

2. Nível de assinatura por documento

   Definição de quando basta a plataforma e quando é preciso o certificado ICP-Brasil, conforme o risco e a exigência legal.

3. Cláusulas nos contratos

   Redação da cláusula de aceite da forma de assinatura e ajuste dos modelos para que possam servir de título executivo.

4. Acompanhamento e cobrança

   Orientação sobre arquivo das provas e, se a outra parte não cumprir, condução da cobrança ou da defesa.

A Império Lex executa esse trabalho junto com a revisão dos contratos da empresa, para que a assinatura e o conteúdo protejam a empresa juntos. Fale com a Império Lex.

Perguntas frequentes sobre assinatura eletrônica

Direção do Império Lex

Dra. Elizabeth Leite

OAB/DF 67.590 | OAB/SP 404.735

Advogada com inscrição no Distrito Federal e em São Paulo, com atuação em direito empresarial, direito trabalhista, direito civil e direito tributário. Conduz pessoalmente cada caso da Império Lex Advocacia Empresarial.

Este artigo tem caráter informativo e não substitui a análise do caso concreto. Publicado em 3 de novembro de 2026.