Certidão negativa de débitos: os 5 tipos que a empresa precisa e o que fazer quando sai positiva

Quase todo empresário descobre a importância da certidão negativa de débitos do pior jeito: na véspera. O edital fecha amanhã, o banco precisa do documento para liberar o crédito, o cliente grande pede a certidão para renovar o contrato. Você entra no site, clica em emitir e aparece a mensagem de que não foi possível gerar o documento.

Neste guia, você vai entender para que serve cada certidão, quais são os cinco tipos que uma empresa costuma precisar, quando uma certidão positiva vale como negativa e o que fazer quando a pendência aparece.

O que é a certidão negativa de débitos

A certidão negativa de débitos, conhecida como CND, é a prova oficial de que não há dívida exigível em nome da empresa perante determinado órgão. O Código Tributário Nacional (art. 205) diz que a lei pode exigir que a quitação de um tributo seja provada por certidão negativa, expedida a pedido do interessado, e fixa o prazo de 10 dias para a repartição entregá-la depois do requerimento.

Na prática, a maior parte das certidões hoje sai na hora, pela internet. O prazo de 10 dias importa quando o sistema não emite e é preciso pedir a análise ao órgão.

Um ponto que confunde muita gente: não existe uma certidão única. Cada órgão emite a sua, e cada uma olha só para as próprias dívidas. A empresa pode estar em dia com a Receita Federal e devendo ao município, ou o contrário.

Para que a empresa precisa da certidão negativa de débitos

A certidão é a forma de a empresa mostrar a quem vai contratar com ela, emprestar dinheiro ou comprar um bem dela que não carrega dívidas escondidas. Os momentos mais comuns são estes.

• Licitação. A Lei nº 14.133/2021 (art. 68) exige, na habilitação, regularidade perante as Fazendas federal, estadual e municipal, perante a Seguridade Social e o FGTS e perante a Justiça do Trabalho. O passo a passo está no artigo sobre como participar de licitação.
• Financiamento e incentivos. A Lei do FGTS (Lei nº 8.036/1990, art. 27) exige o certificado de regularidade em situações como operações de crédito com recursos públicos ou do FGTS e na obtenção de benefícios concedidos pela administração.
• Venda de imóvel da empresa. Comprador, banco e cartório costumam pedir as certidões da vendedora para avaliar o risco de a venda ser questionada depois.
• Contratos com grandes empresas. Muitas companhias só cadastram ou renovam fornecedores que apresentam certidões em dia, e algumas pedem novas a cada pagamento.

Em todos esses casos, o problema raramente é a dívida em si. É o tempo. Uma pendência que levaria semanas para resolver aparece justamente quando a empresa tem dias para apresentar a certidão negativa de débitos.

Os 5 tipos de certidão negativa de débitos da empresa

Estas são as certidões que mais aparecem nos editais, nos bancos e nos cadastros de fornecedor.

Certidão federal conjunta

É emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Segundo a página oficial do serviço no gov.br, ela abrange os débitos tributários federais, incluindo as contribuições previdenciárias, e a Dívida Ativa da União, e vale por 180 dias. É a que mais trava empresas, porque reúne tudo o que a empresa declarou ao Fisco federal.

Certificado de Regularidade do FGTS

A Lei nº 8.036/1990 atribui à Caixa a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS, o CRF. Ele mostra se a empresa está em dia com os depósitos dos empregados. Um recolhimento esquecido, ou feito com a guia errada, pode bloquear o certificado.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A CNDT foi criada pela Lei nº 12.440/2011, que incluiu o art. 642-A na CLT. Ela é gratuita e eletrônica e não é emitida se a empresa deixou de pagar condenação definitiva, acordo judicial trabalhista ou acordo firmado perante o Ministério Público do Trabalho ou Comissão de Conciliação Prévia. Vale para todos os estabelecimentos e filiais e tem validade de 180 dias.

Certidões estadual, distrital e municipal

Cada estado e cada município tem o seu sistema e as suas regras de validade. No Distrito Federal, que reúne as competências de estado e de município, a mesma Secretaria de Economia cuida do ICMS e do ISS. Para essas certidões, confira sempre a validade escrita no próprio documento.

Certidão positiva com efeitos de negativa

Nem toda dívida impede a empresa de ter uma certidão útil. O art. 206 do CTN diz que tem os mesmos efeitos da certidão negativa de débitos a certidão que mostra créditos em três situações: ainda não vencidos, em cobrança executiva com penhora já efetivada ou com a exigibilidade suspensa.

As causas de suspensão estão no art. 151 do CTN, que a Lei Complementar nº 236/2026 reescreveu em parte. Pela redação atual, suspendem a exigibilidade:

• a moratória e o depósito do montante integral;
• impugnações, recursos e manifestação de inconformidade, nos termos das leis do processo administrativo tributário;
• liminar em mandado de segurança e liminar ou tutela provisória em outras ações judiciais;
• o parcelamento;
• a instituição de arbitragem especial tributária e aduaneira;
• a proposta de transação aceita pela administração;
• o acordo decorrente de mediação, até eventual dissolução;
• a aceitação, pelo credor, de seguro garantia ou fiança bancária em execução fiscal.

Dois detalhes da nova redação merecem atenção. A suspensão não dispensa as obrigações acessórias, então as declarações continuam sendo entregues. E a lei agora proíbe exigir caução ou depósito para apresentar impugnações e recursos.

Na Justiça do Trabalho, a lógica é parecida: o § 2º do art. 642-A da CLT prevê a Certidão Positiva de Débitos Trabalhistas, com os mesmos efeitos da CNDT, quando os débitos estão garantidos por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa.

Certidão negativa de débitos saiu positiva: o que fazer

A primeira reação costuma ser pagar tudo correndo. Às vezes é o caminho. Muitas vezes não é, porque parte do que aparece como dívida não é devida, ou pode ser resolvida sem desembolso imediato. A Império Lex conduz esse caminho em etapas.

1. Descobrir exatamente o que gerou a pendência.

   Cada órgão mostra os débitos que impedem a emissão no próprio portal. Sem saber qual é o débito, de qual período e em que fase está, qualquer decisão é chute.

2. Conferir se a cobrança é devida.

   Pagamento feito com código errado, declaração com erro de digitação, débito já parcelado que o sistema não baixou, cobrança antiga que pode estar prescrita. Erros assim são corrigidos com pedido de revisão, retificação ou defesa.

3. Se for devida, pagar ou parcelar.

   O parcelamento suspende a exigibilidade e abre caminho para a certidão positiva com efeitos de negativa, desde que as parcelas fiquem em dia.

4. Avaliar a transação tributária.

   Para débitos inscritos em dívida ativa, a negociação pode trazer descontos e prazos maiores. Os detalhes estão no artigo sobre transação tributária.

5. Discutir quando houver fundamento.

   Se a cobrança é indevida, a impugnação administrativa já suspende a exigibilidade. Na Justiça, uma liminar, o depósito integral ou, em execução fiscal, a penhora ou o seguro garantia aceito liberam a certidão. Veja como funciona a defesa no artigo sobre execução fiscal.

A escolha entre esses caminhos depende do valor, do prazo que a empresa tem e da força dos argumentos. Pagar uma dívida que poderia ser derrubada é desperdício. Discutir uma dívida devida, só para ganhar tempo, pode sair mais caro no fim.

Como manter a certidão negativa de débitos em dia

A melhor forma de não ser surpreendido é tratar a certidão negativa de débitos como rotina, e não como documento de emergência. Algumas práticas simples ajudam muito.

• Emita as certidões todo mês, mesmo sem precisar. Assim a pendência aparece com tempo de ser resolvida.
• Guarde uma pasta com as validades de cada uma e um lembrete antes do vencimento.
• Confira os recolhimentos de FGTS e de tributos com o contador sempre que houver mudança de sistema, de folha ou de regime.
• Acompanhe os processos trabalhistas até o fim. Um acordo homologado e esquecido no meio do caminho basta para bloquear a CNDT.
• Mantenha parcelamentos em dia e confirme que o sistema reconheceu cada um.

Para empresas que vendem ao governo ou dependem de crédito, vale ir além: antes de qualquer edital ou operação importante, revisar todas as certidões com o advogado, com antecedência suficiente para corrigir o que aparecer.

Como a Império Lex executa a regularização da certidão negativa de débitos

A Império Lex Advocacia Empresarial, com sede em Brasília, atende empresas no Brasil e no exterior, de forma presencial e a distância. Na Império Lex, a mesma advogada que analisa é a que assina e acompanha: a Dra. Elizabeth Leite conduz cada caso da leitura da pendência até a certidão emitida.

1. Levantamento

   Emissão e leitura de todas as certidões da empresa, com a lista de cada débito que impede a emissão.

2. Diagnóstico

   Separação entre o que é devido, o que é erro de sistema ou de declaração e o que pode ser contestado.

3. Plano de regularização

   Parcelamento, transação, defesa administrativa ou medida judicial, na ordem que atende o prazo do seu edital, contrato ou financiamento.

4. Execução e acompanhamento

   Pedidos, defesas e negociações conduzidos até a certidão negativa ou positiva com efeitos de negativa.

Como a Império Lex cuida das frentes tributária, trabalhista e contratual num só lugar, uma pendência que envolve mais de um órgão é tratada por inteiro. Se a certidão da sua empresa travou, fale com a Império Lex e conte para quê você precisa dela.

Perguntas frequentes sobre certidão negativa de débitos

Direção do Império Lex

Dra. Elizabeth Leite

OAB/DF 67.590 | OAB/SP 404.735

Advogada com inscrição no Distrito Federal e em São Paulo, com atuação em direito empresarial, direito trabalhista, direito civil e direito tributário. Conduz pessoalmente cada caso da Império Lex Advocacia Empresarial.

Este artigo tem caráter informativo e não substitui a análise do caso concreto. Publicado em 2 de novembro de 2026.